個人情報のお取扱いについて（プライバシーポリシー）
弊社は、事務会計・営業支援業務を受託する、「東京海上グループにとってなくてはならない」「親身・誠実」かつ「感動を与える」組織であることを目指しています。
このような理念のもと、弊社は、個人情報取扱事業者として、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の法令・金融分野における個人情報保護に関するガイドラインその他のガイドラインや東京海上グループ プライバシーポリシーならびに東京海上日動火災保険(株) プライバシーポリシーを遵守して、以下のとおり個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。また、弊社は、お預かりしている個人情報が業務上適切に取扱われるよう、弊社業務に従事している者等への指導・教育の徹底に努めます。なお、以下に記載の内容についても適宜見直しを行い、改善に努めていきます。
※ 本プライバシーポリシーにおいて、「個人情報」および「個人データ」は、特定個人情報等を除くものをいいます。
1．個人情報の取得について
（特定個人情報等につきましては下記6.をご覧ください。）
弊社は、業務上必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。
- 本人からの取得
弊社は、保険契約の申込書、保険金請求書、取引書類、付帯サービスの提供、アンケートなどを通じて個人情報を取得します。 また、各種ご連絡やお問い合わせ、ご相談等に際して、内容を正確に記録するために、通話内容の録音などにより個人情報を取得することがあります。
- 本人以外からの取得
弊社は、東京海上グループ各社、業務委託先、取引先等その他の第三者からまたは公開されている情報を元に、個人情報を取得する場合があります。 弊社は、個人データを第三者から取得する場合には、当該取得に関する事項（どのような提供元から、どのような個人データを取得したか、提供元の第三者がどのように当該データを取得したか等）について確認・記録します。
2．個人情報の利用目的について
（特定個人情報等につきましては下記6.をご覧ください。）
弊社では、以下に記載された目的に必要な範囲内で個人情報を利用します。
- 他の事業者から個人情報の処理を委託された場合の委託業務の遂行
- 弊社社員の採用に係る面接、試験等の選考手続、選考結果の連絡、採用時の諸手続
- 問い合わせおよび依頼等への対応
- 上記(1)から(3)に関する業務内容および手続の改善
- その他、上記(1)から(4)に付随する業務の遂行、各種リスクの把握および管理
利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うときは、個人情報保護法第18条第3項各号に掲げる場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。
3．個人データの第三者への提供について
（特定個人情報等につきましては下記6.をご覧ください。）
- 弊社では、次の場合を除いて、ご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。
法令に基づき提供が許容される場合
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
弊社の業務遂行上必要な範囲内で、委託先に提供する場合（下記4.をご覧ください。）
合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
- 弊社は、法令で定める場合を除き、個人データおよび個人関連情報を第三者に提供した場合（個人関連情報の第三者提供については提供先で個人データとして取得されることが想定される場合）には当該提供に関する事項（どのような提供先に、どのような個人データを提供したか等）について記録します。
- 弊社は、第三者から受領した個人関連情報を、弊社が保有する他の情報と結びつける等して個人情報として利用することがあります。この場合、ご本人の同意を取得するなど、個人情報保護法および関連するガイドラインに従った適切な対応を行います。
4．個人データおよび特定個人情報等の取扱いの委託
弊社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データおよび特定個人情報等の取扱いを外部に委託することがあります。弊社が外部に個人データおよび特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、委託先の選定基準を定めて適切な委託先を選定し、委託契約を締結し、委託先における個人データの取扱い状況を含む情報管理体制を確認するなど委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
5．センシティブ情報の取扱いについて
弊社は、要配慮個人情報ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する情報（本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、個人情報保護法第57条第1項各号に掲げる者もしくは同法施行規則第 6条各号に掲げる者により公開されているもの、および、本人を目視し、もしくは撮影することにより取得するその外形上明らかなものを除きます。）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。
6．特定個人情報等の取扱いについて
特定個人情報等は、マイナンバー法により利用目的が限定されており、弊社は、その目的を超えて取得・利用しません。
弊社は、マイナンバー法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。
7．個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等について
個人情報保護法に基づく保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示（第三者提供記録の開示を含む）･訂正等･利用停止等に関するご請求については、下記「10.お問い合わせ窓口」にご請求ください。ご請求者がご本人であることをご確認させていただくとともに、弊社所定の書式にご記入いただいたうえで手続を行い、後日回答します。利用目的の通知請求および開示請求については、弊社所定の手数料をいただきます。開示等請求の詳細につきましては「付録1 開示等請求手続」をご覧ください。
8．安全管理措置について
弊社では、個人データおよび特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データおよび特定個人情報等の安全管理措置を講じます。具体的な安全管理措置の内容につきましては「付録2 安全管理措置」をご覧ください。
9．仮名加工情報・匿名加工情報の取扱いについて
弊社は、仮名加工情報および匿名加工情報を適正に取り扱います。仮名加工情報および匿名加工情報の取扱いの詳細につきましては「付録3 仮名加工情報・匿名加工情報の取扱い」をご覧ください。
10．お問い合わせ窓口
弊社は、個人情報、特定個人情報等、仮名加工情報（個人情報であるものを除く。）および匿名加工情報の取扱いに関する苦情およびご相談に対し適切かつ迅速に対応します。弊社の個人情報、特定個人情報等、仮名加工情報（個人情報であるものを除く。）および匿名加工情報の取扱いならびに個人データ、特定個人情報等および匿名加工情報の安全管理措置に関するご照会、ご相談は、下記までお問い合わせください。
お問い合わせ窓口
東京海上日動事務アウトソーシング株式会社
電話番号 03-5730-1221
受付時間 9:00～17:00（土日祝祭日および年末年始を除く）
※ 住所および代表者の氏名等については会社概要のページをご覧ください。